GDPR se vztahuje i na SVJ a BD

Zkratkou GDPR se označuje nařízení o ochraně osobních údajů, které začalo platit v celé EU před několika dny. Týká se všech firem a institucí, které nějakým způsobem nakládají s osobními údaji klientů, zaměstnanců a dalších lidí. V ČR se změna se dotkne i činnosti výborů společenství vlastníků bytů (SVJ) a členů představenstev bytových družstev (BD).

O jaké změny jde?

GDPR přináší řadu práv fyzickým osobám a povinností těm, kteří jejich osobní údaje uchovávají. V případě SVJ a BD jsou hlavním strašákem seznamy členů, evidence dlužníků apd. Tyto seznamy mohou SVJ za konkrétních podmínek využívat i nadále, je ale třeba je řádně zabezpečit. Podle stávajícího zákona o ochraně osobních údajů platí, že pokud SVJ zpracovává osobní údaje svých členů v nezbytně nutném rozsahu pro účely správy domu, může provádět zpracován údajů o členech bez jejich souhlasu i podle nového GDPR. Jedná se například o vyúčtování, o správu o společné části domu apd.

Nakládání s osobními údaji

Každé SVJ musí znát osobní údaje svých členů, tzn. jména, adresu, bankovní spojení, telefon či e-mail, ale například i rodinný stav. Jedná se o osobní údaje a je nutné s nimi nakládat tak, aby nebyly využívány k jinému účelu než k řádné správě domu. Pro využití telefonního čísla nebo e-mailu potřebuje SVJ získat písemný souhlas toho, koho se údaj týká. Spravované osobní údaje musí být řádně zabezpečeny proti zneužití, ideálně uložené pod heslem na počítači, ke kterému má přístup pouze výbor SVJ, tzn. ani rodinní příslušníci členů výboru. Totéž platí i pro dokumenty v papírové podobě.

Kamerový systém

Je-li v bytovém domě nainstalován, měla by se posoudit každá prováděná operace s daty, která kamerový systém sbírá. Bez zásahu odborníka se to neobejde. Pokud pro SVJ zpracovává osobní údaje správní firma, měla by mezi oběma subjekty být uzavřena smlouva o jejich zpracování. Obsahem bude rozsah, účel a na jakou dobu se uzavírá, ale také záruky zpracovatele o způsobu zabezpečení ochrany dat.